Размер:
Цвет:

Главный специалист (документационное сопровождение )

Профиль должности

государственного гражданского служащего,

осуществляющего документационное сопровождение деятельности

Депгосзаказа Югры

 

Наименование должности

Главный специалист отдела финансового и организационного обеспечения Департамента государственного заказа Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

Категория и группа должности

Категория «обеспечивающие специалисты», группа «старшие»

Область профессиональной служебной деятельности

Обеспечение деятельности государственного органа

Вид профессиональной служебной деятельности

Документационное обеспечение, ведение баз данных общего назначения в государственных органах

Подчиненность должности

Непосредственно подчиняется начальнику отдела финансового и организационного обеспечения Депгосзаказа Югры.

Количество подчиненных

-

Условия и режим работы

Продолжительность и режим работы:  

для мужчин - 40 часов в неделю,  

для женщин - 36 часов в неделю,

выходные дни - суббота и воскресенье,

ненормированный рабочий день.

Условия работы:

испытательный срок – 3-6 месяцев,

допуск к государственной тайне - не предусмотрен

Цель исполнения

должностных обязанностей

Документационное обеспечение, ведение баз данных общего назначения в органе государственной власти, комплектование, хранение, учет и использование архивных документов.

Основные задачи и обязанности по должности

 

Осуществляет:

работу по организации документационного обеспечения деятельности на основе внедрения в практику его работы передовых систем делопроизводства, информатизации;

работу по регулированию и контролю приема, регистрации и отправки служебной корреспонденции, справочной работы по входящим документам руководства органа государственной власти;

консультацию работников Департамента по вопросам организации делопроизводства, электронного документооборота и архива;

организацию работы приемной руководителя Департамента;

организацию приема граждан с привлечением специалистов соответствующих структурных подразделений;

иные полномочия, предусмотренные Положением об отделе.

 

Обеспечивает:

организацию исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации и контроль за ходом их исполнения;

повышение качества и оперативности принимаемых решений органа государственной власти за счет осуществления организационно-технических мероприятий, информационного, документационного, организационного и иного обеспечения;

систематизированный учет и хранение приказов и распоряжений Департамента;

сохранность находящихся у него документов и конфиденциальность содержащейся в них информации

 

Участвует:

в организации проведения и подготовке необходимых документов и материалов к заседаниям, совещаниям и иным мероприятиям;

в координации деятельности структурных подразделений Департамента с подразделениями Аппарата Губернатора автономного округа, других органов государственной власти по вопросам информационного, финансово-экономического, хозяйственного или иного обеспечения, документооборота и контроля исполнения государственных решений.

 

Анализирует:

эффективность исполнения принятых решений с целью выработки предложений по совершенствованию информационного, финансово-экономического, хозяйственного или иного обеспечения, а также работы с документами на основе применения автоматизированных информационных систем и использования современных средств организационной и вычислительной техники.

 

Контролирует:

качество и своевременное выполнение решений, поручений директора Департамента, решений коллегии, научно-технического совета, приказов, распоряжений;

прохождение, исполнение, учет и текущее хранение документов в подразделениях органа государственной власти;

прохождение, исполнение и оформление документов Департамента в установленные сроки, обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует руководителя Департамента, заместителей руководителя по вопросам исполнительской дисциплины.

 

Обязан использовать информационные ресурсы Территориальной информационной системы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (ТИС Югры) при подготовке аналитических материалов, информационных справок, презентаций.

Обеспечивающий специалист обязан соблюдать ограничения и запреты, связанные с прохождением гражданской службы, установленные статьями 16 - 17 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»; а также требования к служебному поведению, установленные статьей 18 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Работа подразумевает:

Работу с документами, в том числе ведение электронного документооборота, архивное делопроизводство;

внешние коммуникации (с представителями органов государственной власти, организаций, гражданами);

внутреннее взаимодействие.

Требования к уровню профессионального образования, направлению подготовки, специальности

Профессиональное образование

Требования к продолжительности стажа гражданской службы или работы по специальности, направлению подготовки

Без предъявления требований к стажу работы.

Показатели эффективности и результативности деятельности

соблюдение законодательства Российской Федерации, законодательства автономного округа и локальных нормативных актов в установленной сфере деятельности;

обеспечение выполнения плана мероприятий структурного подразделения;

оперативность и профессионализм в решении вопросов, входящих в компетенцию (своевременное и качественное выполнение заданий (поручений) непосредственного руководителя, директора Департамента, своевременность ответов на запросы);

соблюдение служебной дисциплины (с учетом оценки соблюдения гражданским служащим Служебного распорядка Департамента, Кодекса этики и служебного поведения государственных гражданских служащих автономного округа);

применение современных форм и методов работы, поддержание высокого уровня профессиональной квалификации (с учетом оценки владения современными средствами и методами работы с информацией, использования информационно-телекоммуникационных технологий, применения гражданским служащим новых методов работы, систематического повышения уровня профессиональных знаний и навыков, творческого подхода и инновационности в решении поставленных задач);

соответствие содержания выполненных работ нормативно установленным требованиям (регламенты, стандарты, нормы и т.п.);

выполнение заданий повышенной сложности и важности (с учетом оценки объема, сложности, новизны поставленных задач, работы в условиях многозадачности, участия в групповой работе и т.д.);

выполнение должностных обязанностей в условиях особого режима и графика работы

 

Требования к базовым знаниям и умениям:

 

Знания государственного языка РФ

Знание русского языка

Знание основ Конституции РФ, законодательства о гражданской службе, законодательства о противодействии коррупции

Наличие знаний:

основ конституционного строя Российской Федерации, прав и свобод человека и гражданина, федеративного устройства;

правовых, организационных и финансово-экономических основ государственной гражданской службы Российской Федерации, правового положения (статуса) государственного гражданского служащего, его прав и обязанностей;

понятия коррупции, принципов противодействия коррупции.

Знания и умения в области информационно-коммуникационных технологий

 

Наличие знаний:

форм и методов работы с применением автоматизированных средств управления;

возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного электронного документооборота;

общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности;

систем межведомственного взаимодействия;

информационно-аналитических систем, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и анализ данных

Наличие умений:

владения компьютерной, другой оргтехникой и необходимым программным обеспечением; работы с системами межведомственного взаимодействия, управления государственными информационными ресурсами;

работать в подсистеме «Дело-Web» системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело»

Знания основ делопроизводства и документооборота

Наличие знаний порядка рассмотрения обращений граждан, основ работы с документами

Общие умения

умение мыслить стратегически (системно);

умение планировать, рационально использовать служебное время и достигать результата;

коммуникативные умения;

умение управлять изменениями.

 

Требования к профессионально-функциональным знаниям и умениям

 

Требования к профессиональным знаниям и умения

Знания в сфере законодательства Российской Федерации:

1) Федеральный закон от 06.10.1999 № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации»;

2) Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

3) Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан»;

4) Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

5) Устав (Основной закон) автономного округа от 26.04.1995 № 4-оз;

6) Закон автономного округа от 31.12.2004 № 97-оз «О государственной гражданской службе Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»;

7) Закон ХМАО - Югры от 07.06.2005 № 42-оз «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре»;

8) Закон автономного округа от 18.04.2007 № 36-оз «О рассмотрении обращений граждан в органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»;

9) Постановление Губернатора автономного округа от 11.03.2011 № 37 «Об утверждении Кодекса этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»;

10) Положение о Департаменте государственного заказа автономного округа (Постановление Губернатора автономного округа от 30.06.2010 № 114);

11) Инструкции по делопроизводству в государственных органах автономного округа и исполнительных органах государственной власти автономного округа, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и автономного округа, регулирующих вопросы в сфере, соответствующей направлению деятельности Департамента.

Иные профессиональные знания:

знание процесса прохождения государственной гражданской службы;

основ делопроизводства;

общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности

Профессиональные умения:

умение работать с большим объёмом информации и правовыми системами;

умение выполнять работы в области программных продуктов по электронному документообороту автономного округа, по обращению граждан

Требования к функциональным знаниям и умениям

Функциональные знания:

система взаимодействия в рамках внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота;

основы секретного делопроизводства и порядок работы со служебной информацией и сведениями, составляющими государственную тайну.

Функциональные умения:

прием, учет, обработка и регистрация корреспонденции, комплектование, хранение, учет и использование архивных документов, наполнение официального интернет-сайта государственного органа;

ведение телефонных разговоров.

Требования к профессиональным качествам

служение обществу, защита законных интересов граждан, социальная ответственность, укрепление авторитета государственных гражданских служащих;

ориентация на достижение результата;

межличностное понимание, стиль общения, соответствующий ситуации;

сбор и анализ информации;

подготовка документов в соответствии с требованиями;

саморазвитие;

межличностное, межведомственное взаимодействие, убедительность коммуникаций;

работа в команде;

творческий подход, инновационность в решении поставленных задач

Требования к личностным качествам

аналитическое мышление, беспристрастность, внимательность к деталям, гражданственность (общественное служение), добросовестность, законопослушность, исполнительность, коммуникабельность, настойчивость, обучаемость, организованность, ответственность, открытость новым знаниям, порядочность, пунктуальность, системный подход, стрессоустойчивость, тактичность, толерантность, целеустремленность, эмоциональная уравновешенность, эрудиция

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Опубликовано: 18.12.2018 16:56        Обновлено: 18.12.2018 16:59